Área de recreación regional Kennedy Grove

Permisos para Eventos Especiales

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¿Por qué planificar un evento especial con el Distrito de Parques Regionales del Este de la Bahía?

Se requieren permisos para eventos especiales para eventos como caminatas, entrenamientos organizados, competencias atléticas, festivales u otras actividades organizadas. Además de los criterios anteriores, también se requiere un permiso para:

  • Eventos que se anuncian y/o están abiertos al público
  • Eventos con cuota de participación
  • Eventos que van más allá del alcance del uso “normal” del parque
  • Carreras o caminatas de entrenamiento de 30 o más personas
  • Individuos o agencias que no pertenecen al EBRPD que patrocinan clases o programas más pequeños y/o continuos 
  • Eventos que requieren el uso parcial o exclusivo de un área del parque
  • Eventos que impacten significativamente el acceso o derecho de vía pública a través de aumento de tráfico, cierres de carreteras u otros medios directos o indirectos.

Si no está seguro de si su evento requiere un permiso de evento especial, envíe un correo electrónico al supervisor de reservas SpecialEventPermit@ebparks.org con información sobre la actividad solicitada (fecha y hora del evento, ubicación, número de personas y una breve descripción). Recibirá una respuesta dentro de 3-5 días hábiles.

Puede encontrar información adicional sobre el proceso aquí: Descripción general, plazos e información adicional; Cuotas de Permiso; y Requisitos de seguro.

Fechas límites

  • 1 año antes - Los Eventos Especiales se podrán reservar con hasta un año de antelación. Se recomienda encarecidamente iniciar el proceso de solicitud lo antes posible para confirmar las fechas, la ubicación y las aprobaciones. La publicidad pública, incluso en las redes sociales, no está permitida hasta que se presente un permiso aprobado.
  • 90 días antes – Las solicitudes de eventos nuevos o eventos especialmente complicados deben presentarse a más tardar 90 días antes de la fecha propuesta del evento. Algunos eventos necesitarán la aprobación de la Junta Directiva. Esto puede tardar 90 días o más.
  • 60 días antes: ÚLTIMO día aceptaremos y procesaremos/haremos una reserva tentativa para TODAS las solicitudes de eventos, nuevas o repetidas. Sin excepciones. Se rechazarán las solicitudes presentadas con menos de 60 días. Se aplican cargos por pagos atrasados. Consulte a continuación para obtener detalles adicionales.
  • 60 días antes – Paquete de solicitud completo, mapas, seguro y pago del saldo vencido. Se aplica un cargo por pago atrasado de $100 por artículo si no se recibe en este momento.
  • 45 días antes – ÚLTIMO día para presentar solicitud, seguro, pago, etc.
  • 44 días antes – Los eventos se cancelarán si no se han recibido el paquete de solicitud, el seguro y el pago.
     
    Por favor note: Sólo se programa un evento en un día determinado. No se permiten eventos consecutivos (por ejemplo, un evento el sábado y otro diferente el domingo). Las restricciones y limitaciones adicionales varían según la ubicación y el tipo de evento.

Su permiso no se aprueba hasta que lo firme el Supervisor de Reservas.

No asuma que su evento está aprobado ni comience a anunciar sus fechas hasta que tenga un permiso final firmado por el supervisor de reservas.

Paso 1: reserva tentativa

Complete el Formulario de consulta de permiso para eventos especiales para proporcionar una propuesta de evento por escrito para ver si la fecha y el parque de elección están disponibles. (Se recomienda hacerlo con un año de anticipación y al menos 90 días antes para nuevos eventos). Las solicitudes recibidas con menos de 60 días a partir de la fecha del evento serán denegadas.

Paso 2: Complete la solicitud, el plan de eventos y el mapa

Una vez que reciba la solicitud, llene y complete todas las áreas de la solicitud donde se le indique. 

Requisito del plan de mapa: El mapa es un requisito importante ya que muestra un diseño visual del área o áreas del evento.

Paso 3: Reunión obligatoria previa al evento

Organice una reunión cara a cara con los supervisores del parque y el personal correspondientes para hablar sobre su solicitud y evento.

Paso 4: Seguro y Responsabilidad

La prueba del seguro se puede enviar por correo electrónico o por fax al supervisor de reservas.  
No se requiere una copia impresa para ahorrar papel. SpecialEventPermit@ebparks.org o Fax: (510) 639-4757.

Se requiere evidencia de cobertura de seguro de responsabilidad civil general por un monto no inferior a un millón de dólares ($1,000,000) combinados de límite único para lesiones corporales y daños a la propiedad para cada evento. 

Las referencias están disponibles a través del Departamento de Gestión de Riesgos del EBRPD al (510) 544-2163. 

Exenciones - Todos los eventos deportivos especiales o eventos de naturaleza competitiva, excluyendo los eventos patrocinados por la escuela y los eventos de entrenamiento, deben tener TODOS los participantes que firmen una renuncia.

Paso 5: Tarifas y Pago

Las tarifas varían según el tamaño y el alcance del evento. Comuníquese con el Supervisor de Reservaciones para obtener una cotización basada en su propuesta de evento en permisoeventoespecial@ebparks.org. 

Pago: Aceptamos Visa, MasterCard o cheque como forma de pago. Una vez creado su contrato, puede pagar en línea en EBParksOnline.org/

Las organizaciones, escuelas y grupos de agencias del distrito (condados de Alameda y Contra Costa) que organizan eventos únicamente para personas con discapacidades, personas mayores y/o grupos de bajos ingresos que no pueden pagar las tarifas pueden calificar para una reducción o exención de tarifas.

Paso 6: Permiso

Una vez que la solicitud esté completa y el Supervisor de Reservas haya recibido toda su documentación, su contrato debe ser firmado y enviado al Supervisor de Reservas, quien lo refrendará y le enviará una copia. 

Su evento especial no está confirmado hasta que reciba una copia del contrato firmado del Supervisor de Reservas.

¿Preguntas? Contacto

Distrito del parque regional de East Bay
c/o Departamento de Reservas
2950 Peralta Oaks Corte 
Oakland, CA 94605 
supervisora ​​de reservas
Teléfono: (510) 544-2540
Fax: (510) 639-4757
Email: SpecialEventPermit@ebparks.org